De nombreux espaces de coworking ont vu le jour dans les tiers-lieux, les incubateurs et accélérateurs de Clubsters ou pôles de compétitivité. L’ouverture et l’inclusivité sont à la base de ces espaces de coworking. Ces espaces se sont souvent développés de façon expérimentale et intuitive. Pourtant, des méthodes et principes existent pour répondre à ces objectifs. Les 7 principes de la conception universelle représentent une démarche visant à rendre les espaces ouverts et inclusifs.

L’émergence des espaces de coworking et des tiers lieux a créé une nouvelle dynamique qui regroupe de nouveaux types d’entrepreneurs, des développeurs de génie et des chefs d’entreprise. Ces espaces attirent les start up dans leur phase de création et leur apportent des opportunités de business, de collaboration et du lien social. Qu’ils soient indépendants ou liés à une entreprise, ces nouveaux environnements se veulent différents, plus conviviaux, plus inclusifs, plus responsables, et attirent de nombreux talents.

Les principes de l’universal design peuvent se révéler un outil utile dans la conception et la gestion des espaces de coworking.

La conception universelle est un processus de conception de produits, d’équipements, de programmes et de services utilisables par le plus grand nombre de personnes sans adaptation spécifique. Les 7 principes de la Conception Universelle permettent d’évaluer des modèles existants, de structurer les processus de conception, et de sensibiliser les concepteurs et les consommateurs aux caractéristiques de produits et d’environnements optimisés pour être plus largement utilisés.

En suivant ces principes, nous en optimisons l’usage pour l’ensemble des utilisateurs considérés dans toutes leurs diversités.

PRINCIPE 1 : USAGE EQUITABLE

L’usage équitable est l’un des piliers d’un espace coworking. A la base, il s’agit d’une communauté, d’un lieu, et d’un contrat social autour de ce lieu.

L’équité est fondamentale dans ce contrat social. Cela se manifeste dans la politique d’abonnements, qui permet d’avoir accès à l’espace, sans nécessairement bénéficier d’un bureau fixe. La plupart des membres a un accès illimité à l’espace et change chaque jour de bureau.

Il en va de même pour l’utilisation de la salle de réunion. Etant par défaut accessible à tous, il est possible de payer à l’heure pour la réserver. Les mêmes principes d’usage équitable s’appliquent pour les autres ressources (café, boisson…) pour lesquels chacun paie selon son usage.

Aussi, le caractère et la personnalité de chacun des usagers de ces espaces, principalement des entrepreneurs, entraîne des inégalités potentielles par rapport à l’usage des espaces de collaboration et de coworking. On ne réagit pas tous de la même façon à la vie en groupe, à la potentialité d’un groupe.

Certaines personnes ont besoin de beaucoup de temps pour s’adapter au groupe. D’autres vont vampiriser la communauté. Ces derniers peuvent, à terme, générer des problèmes de contribution – rétributions. Ceci peut aller jusqu’à la fin de l’usager, c’est-à-dire que l’usager quitte le tiers-lieu, soit il est rejeté par les autres usagers et par la communauté.
De plus, au sein d’un même tiers-lieu, il existe parfois une disparité entre les activités des acteurs, qui rend leur cohabitation difficile. Par exemple, certains ont une activité téléphonique intense (avec un volume sonore en conséquence), d’autres font des séances de créativité, d’autres coworkers ont besoin de concentration pour coder.

Pour cela, il faut que les acteurs du lieu soient bienveillants et que les différents espaces aient une fonction. Ils doivent être conçus pour pouvoir permettre soit un travail collaboratif, soit une activité calme, soit un espace téléphonique et des réunions clients ou confidentielles. Ainsi, soit on modifie le lieu, soit on s’adapte.

Il faut donc rendre modulable l’espace en fonction des usages. Il faut idéalement arriver à être prévoyant et concevoir le lieu pour tous les usagers possibles et pour tous les usages possibles. L’influence de l’espace de travail sur le processus de création et d’innovation, ainsi que sur les situations de travail est énorme.

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PRINCIPE 2 : SOUPLESSE D’UTILISATION

Deux principes sont fondamentaux : la mobilité et la modularité.
Les postes de travail se doivent d’être flexibles et la plupart des postes doivent pouvoir être déplacés ou enlevés pour accueillir un événement. La souplesse d’emploi de cet espace est à la fois un besoin et une envie. L’espace disponible est fatalement limité, mais un grand nombre d’usages est possible. Ainsi, dans ces espaces se produisent de nombreuses rencontres et de nombreux hasards.

Il est recommandé d’avoir approximativement 25% d’espace fixe pour les personnes référentes, et 75% d’espaces nomades pour les personnes de « passage ». Les espaces fixes apportent néanmoins des risques d’endormissement des entrepreneurs et d’effets cocooning, générant une baisse de la créativité.

PRINCIPE 3 : UTILISATION SIMPLE ET INTUITIVE

Les environnements sont conçus pour être intuitifs et perceptibles par tous. Le mobilier doit être simple et ludique. Il doit apporter une souplesse dans le réaménagement et différentes possibilités de configurations en fonction des besoins des usagers.

PRINCIPE 4 : TOLERANCE AUX ERREURS ET A LA SECURITE

Pour les entrepreneurs, l’un des principaux atouts de ces lieux est de pouvoir constamment confronter son projet, une sorte de crash test, un apprentissage qui permet de ne pas avoir peur de se tromper. C’est ainsi par les échanges que l’entrepreneur va se solidifier. La communauté joue ici le rôle de marché test.

Les environnements de coworking doivent être conçus pour assurer la sécurité et la confiance des utilisateurs quel que soit l’usage.
Pour la sécurité à l’information, il est très difficile de venir dans ce type de lieu avec une optique « propriétaire », une envie de tout cacher, de tout garder confidentiel, avec une peur de se faire piquer ses idées.

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Démonstration…

PRINCIPE 5 : CONTEXTE INTERCULTUREL

Les environnements sont conçus pour être compréhensibles par l’ensemble des usagers quelle que soit l’origine culturelle. L’échange d’expérience et de culture est fréquemment mentionné comme une des richesses de ces espaces de coworking. Il s’agit de maximiser la diversité de compétences et de cultures, essentielles aux logiques créatives.

PRINCIPE 6 : CRITERES DE LA FAISABILITE ECONOMIQUE

Les environnements et les services de ces espaces sont conçus pour intégrer des :
– Capacités de marché et d’innovation
– Potentiels commerciaux
– Rapports de faisabilité
– Gestion de projets incluant le développement durable.
Ces espaces sont à l’évidence des viviers d’entrepreneurs en puissance, qui permettent à ces acteurs de créer de la valeur et d’émerger.

PRINCIPE 7 : L’INNOVATION ASSOCIEE AUX CONSOMMATEURS

Les produits, les environnements et les services sont conçus pour plaire et être utiles à tous. L’Universal Design associe les avis de consommateurs et des utilisateurs dès le début du processus de la création de produit, dès le début de la conception des espaces. (Propos tirés des travaux d’Yves Zieba).

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Ludovic HENNION

Consultant et Expert en qualité d’usage